Mensaje del rector: Registro de tiempo y gestión de la productividad durante la pandemia del COVID-19

Miércoles, 25 de marzo de 2020 :: Rectorado

Para: Profesorado y personal

Tema: Registro de tiempo y gestión de la productividad durante la pandemia del COVID-19

Agradecemos profundamente el trabajado realizado por todos ustedes durante las últimas semanas para ayudar a nuestros estudiantes a hacer frente a los efectos de la pandemia del COVID-19 (coronavirus), la cual ha impuesto muchos nuevos requisitos al profesorado, al personal, a la administración y a los estudiantes que trabajan en la universidad. Uno de los nuevos retos que enfrentamos como supervisores es la gestión de nuestro trabajo y de la mayor parte de nuestro personal en un formato totalmente nuevo, el teletrabajo.

Durante las últimas dos semanas, hemos tenido que reinventar la forma en que ofrecemos toda nuestra instrucción, el diseño de nuestro espacio de trabajo para adaptarlo al distanciamiento social, la asignación, la gestión y el apoyo a nuestros teletrabajadores, además de replantearnos las responsabilidades laborales en este nuevo entorno.

Aunque soy consciente de que todo lo relativo a la pandemia del coronavirus resulta aterrador para nosotros y nuestros compañeros de trabajo, familias y seres queridos, debemos continuar movilizándonos juntos como comunidad universitaria por cuenta de nuestros estudiantes y de nosotros mismos. Ninguno de nuestros logros hasta la fecha hubiera sido posible sin el trabajo duro, la flexibilidad, la creatividad y el compromiso con el éxito de nuestros estudiantes por parte de cada uno de ustedes. Un simple «Gracias» no basta para expresar lo suficiente mi gratitud.

Nuestras responsabilidades como agencia estatal

Como agencia estatal, nuestras responsabilidades de registrar las actividades del personal exento y no exento no han cambiado, pero la gestión a distancia del personal nos obliga a seguir reglas diferentes: la Oficina de Recursos Humanos está lista para ayudarles con estos ajustes. Les pido que sean flexibles mientras nuestro personal se ajusta a esta nueva normalidad; sin embargo, según lo exigido por las órdenes del gobernador, es imperativo que registremos con exactitud no solo los gastos relacionados con el coronavirus, sino también la gestión del tiempo del personal que trabaja a distancia. Este registro será diferente para el personal exento y no exento, pero es crucial para que UTRGV obtenga un reembolso federal y estatal por algunos de los costos relacionados con la pandemia.

Para información adicional, entre ella la definición de «empleado exento» y «empleado no exento», favor de consultar la normativa sobre tiempo compensatorio estatal* en el Manual de procedimientos y operaciones (HOP, por sus siglas en inglés).

Personal no exento y estudiantes que trabajan en la universidad

Muchos de los empleados y estudiantes que trabajan en UTRGV están desempeñando sus funciones a distancia de momento y hasta nuevo aviso. Es esencial que el personal no exento siga gestionando su tiempo de conformidad con las disposiciones de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés). La Oficina de Recursos Humanos sugiere que los supervisores usen este formulario* para registrar la jornada laboral y las tareas diarias de los empleados no exentos. Sé que esto puede parecer laborioso e innecesario, pero es esencial que, como agencia estatal, mantengamos estos registros y sigamos cumpliendo con las disposiciones de la FLSA.

Personal exento

El profesorado y el personal exento de UTRGV no tienen que seguir las disposiciones sobre horas extras establecidas por la FLSA. Debido a las órdenes del gobernador Abbott sobre el COVID-19, sin embargo, debemos procurar justificar adecuadamente la jornada laboral de teletrabajo, lo cual puede ser crucial si queremos recibir un reembolso por los costos relacionados con la pandemia. Como de costumbre, se espera que los líderes sean claros con sus empleados en cuanto a sus responsabilidades y deberes laborales, aunque no hay necesidad de que registren sus actividades hora por hora. Esto se puede llevar a cabo de diferentes maneras en el horario acostumbrado, como juntas cara a cara, plazos para la presentación de tareas y proyectos, etc. Para documentar con más facilidad las responsabilidades de los empleados exentos que teletrabajen, se recomienda que adopten un método más formal para realizar un seguimiento de proyectos y actividades (pueden usar este formulario* o uno parecido para cumplir con esta recomendación).

Ayuda a los estudiantes que trabajan en la universidad

Otro reto que seguimos enfrentando es la identificación de tareas productivas que los estudiantes puedan realizar a distancia. 

La semana pasada la Oficina de Recursos Humanos envió a los supervisores una nota de orientación acerca del compromiso de UTRGV con la continuidad laboral de los estudiantes que trabajan en la universidad. Hemos determinado que los estudiantes que ahora mismo ocupan un puesto en UTRGV, independientemente del tipo o de la fuente de financiación, no experimentarán interrupción alguna de su salario y que, siempre que sea posible, se les asignarán labores significativas que puedan realizar a distancia. Si el puesto del estudiante no se presta al teletrabajo, animamos y autorizamos a los supervisores a que identifiquen oportunidades de trabajo productivo que se puedan realizar en la universidad en espacios de trabajo apropiados para el distanciamiento social. 

En caso de preguntas sobre labores alternativas apropiadas que los estudiantes puedan llevar a cabo a distancia, favor de llamar al 956-665-2451 para recibir orientación de la Oficina de Recursos Humanos al respecto. 

En caso de preguntas sobre registros de tiempo, favor de llamar a Recursos Humanos al 956-665-2451.

El equipo ejecutivo al completo entiende lo angustiosa que está resultando esta pandemia y los retos que plantea en cuanto a su trabajo. Queremos que sepan que tienen todo nuestro apoyo a medida que sigamos adelante. Cuando tengan preguntas, no duden en plantearlas. Si somos creativos y flexibles y nos centramos en el cumplimiento de nuestro trabajo, saldremos de esta y seremos más fuertes gracias a ello. Una vez más, mi más profundo agradecimiento por su esfuerzo.

Un cordial saludo,

Guy Bailey
Rector de UTRGV

*Disponible solo en inglés.

Fuente: Mensaje enviado por correo electrónico desde el Rectorado el 25 de marzo de 2020.